W której pozycji bilansu i rachunku przepływów pieniężnych wykazać wpłaconą przez nas zaliczkę na poczet zakupu środka trwałego?

Ewidencja wpłacanych zaliczek

Środki pieniężne (zaliczki) wpłacane przez jednostkę na poczet zakupu lub budowy środków trwałych ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie wpłaty, zapisem:
 

- Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, - Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący” lub 13-1 „Rachunek walutowy”, 10 „Kasa”.

Natomiast na podstawie otrzymanych faktur, potwierdzających dokonanie powyższych wpłat, zaliczki te ujmuje się na koncie 30 „Rozliczenie zakupu”, zapisem:
 

a) kwota netto faktury:

- Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu:

- Wn konto 22-1 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,

c) kwota brutto faktury - odpowiadająca kwocie wpłaconej zaliczki:

- Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.

Prezentacja w bilansie salda konta 24 lub 30

Wartość wpłaconych zaliczek na zakup lub budowę środków trwałych może na dzień bilansowy figurować na koncie 30 „Rozliczenie zakupu” (w przypadku otrzymania faktury) lub koncie 24 „Pozostałe rozrachunki” (jeżeli faktury nie otrzymano).

Nierozliczone na dzień bilansowy saldo konta 30 „Rozliczenie zakupu” lub konta 24 „Pozostałe rozrachunki”, odzwierciedlające wartość wpłaconych zaliczek na zakup lub budowę środków trwałych, ujmuje się w bilansie jako składnik rzeczowych aktywów trwałych w pozycji A.II.3. „Zaliczki na środki trwałe w budowie”.

Prezentacja zaliczek na zakup środka trwałego w rachunku przepływów pieniężnych

W rachunku przepływów pieniężnych wydatek ten wykazywany jest w przepływach z działalności inwestycyjnej w pozycji B.II.4. „Inne wydatki inwestycyjne”. Pozycja ta obejmuje bowiem pozostałe wydatki działalności inwestycyjnej, m.in. w postaci zaliczek na zakup rzeczowych aktywów trwałych.

Należy przy tym zaznaczyć, iż - zgodnie z zaleceniami Krajowego Standardu Rachunkowości nr 1 „Rachunek przepływów pieniężnych” (KSR nr 1) - w przypadku gdy kwota zaliczki jest znaczna, prawdopodobieństwo faktycznego nabycia duże, a termin realizacji krótki, wydatek na zaliczkę na poczet zakupu lub budowy środka trwałego można wykazać w rachunku przepływów pieniężnych w pozycji dotyczącej nabycia składników aktywów jednostki, tzn. w pozycji B.II.1. „Nabycie wartości niematerialnych i prawnych oraz rzeczowych aktywów trwałych”. Fakt taki wymaga jednak ujawnienia w dziale 3 dodatkowych informacji i objaśnień wraz z podaniem kwoty zaliczki i terminu realizacji zakupu.

Jeżeli wpłacona przez jednostkę zaliczka figuruje na koncie 30 „Rozliczenie zakupu”, oznacza to, że otrzymała ona fakturę potwierdzającą dokonanie powyższej wpłaty, zawierającą kwotę VAT naliczonego. Należy podkreślić, że - zgodnie z zaleceniami KSR nr 1 - tytuły wpływów i wydatków z działalności inwestycyjnej, wykazuje się w rachunku przepływów pieniężnych bez wpływów i wydatków z tytułu należnego i podlegającego potrąceniu naliczonego podatku od towarów i usług.

W takiej sytuacji przepływy z tytułu płatności VAT ujmowane są w całości w działalności operacyjnej, a wpływy i wydatki z działalności inwestycyjnej ujmowane są w kwotach netto, tzn. bez VAT. Dodajmy, iż stosowanie Krajowych Standardów Rachunkowości jest prawem jednostki, a nie obowiązkiem (por. art. 10 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

W sytuacji gdy jednostka postanowi przepływy z działalności inwestycyjnej wykazywać w kwotach brutto (inaczej niż wskazuje KSR nr 1), musi pamiętać o eliminacji „inwestycyjnego” VAT z działalności operacyjnej. Należałoby wówczas dokonać eliminacji z korekt wyniku finansowego netto, dotyczących zmiany stanu należności i zobowiązań, zmian stanu wynikających z podatku od towarów i usług, dotyczącego działalności inwestycyjnej.

W przedstawionym poniżej przykładzie liczbowym przyjęliśmy rozwiązanie zalecane w KSR nr 1, gdyż - naszym zdaniem - jest ono proste i bardziej praktyczne.

I. Założenia:

1. W 2011 r. jednostka zapłaciła z rachunku bankowego kwotę: 6.150 zł tytułem zaliczki na poczet zakupu środka trwałego, co potwierdzone zostało fakturą VAT opiewającą na kwotę netto: 5.000 zł plus VAT: 1.150 zł. Dostawę zrealizowano w 2012 r.

2. Rachunek przepływów pieniężnych sporządzany jest metodą pośrednią. Przepływy z tytułu płatności VAT ujmowane są w całości w działalności operacyjnej, w związku z czym wpływy i wydatki z działalności inwestycyjnej ujmowane są w kwotach netto (bez VAT) zgodnie z zaleceniami KSR nr 1.

II. Dekretacja:
 

III. Księgowania:

IV. Ujęcie w bilansie:

Nierozliczone na dzień bilansowy saldo konta 30 „Rozliczenie zakupu” w wysokości: 5.000 zł, odzwierciedla wartość netto wpłaconej zaliczki na zakup środka trwałego. Saldo to należy wykazać w bilansie za rok 2011 jako składnik rzeczowych aktywów trwałych w pozycji A.II.3. „Zaliczki na środki trwałe w budowie”.

V. Prezentacja w rachunku przepływów pieniężnych:

Fragment rachunku przepływów pieniężnych sporządzonego metodą pośrednią
 

Jeśli przepływy z działalności inwestycyjnej jednostka wykazywałaby w kwotach brutto, to w pozycji B.II.4. „Inne wydatki inwestycyjne” ujęłaby kwotę: 6.150 zł, pamiętając jednocześnie o eliminacji kwoty VAT w wysokości: 1.150 zł z działalności operacyjnej. W takiej sytuacji z pozycji A.II.7 „Zmiana stanu należności” musiałaby wyeliminować zmianę stanu należności wynikającą z podatku od towarów i usług dotyczącego zapłaconej zaliczki. W efekcie pozycja ta wynosiłaby zero.