Moment potrącenia kosztów przenoszonych na najemcę
Spółka z o.o. wynajmuje powierzchnie biurowe. Najemców poza opłatami czynszowymi obciąża także kosztem zużytych mediów, tj. wody, prądu, gazu. W którym momencie spółka powinna ująć koszt, który podlega refakturze?
Koszty wynikające z otrzymanych przez spółkę faktur, które następnie podlegają refakturowaniu, są kosztami pośrednimi i jako takie powinny być zaliczone do kosztów podatkowych w momencie poniesienia.
Nie można przyjąć, że wynajmujący po to wydatkuje środki na zapłatę za usługi dostarczania energii czy wody, żeby uzyskać przychód w postaci zwrotu tych kosztów. Należy więc przyjąć, że wydatki z tego tytułu są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów z najmu i jak wskazano z tymi przychodami wiążą się w sposób pośredni.
Ustalając datę poniesienia kosztu, podatnik wystawiający refakturę zastosuje w tym względzie zasady ogólne, określone w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.
Stosownie do art. 15 ust. 4d i 4e updop, koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli jednak dotyczą one okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, wtedy stanowią koszty podatkowe proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Natomiast za dzień poniesienia kosztów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie faktury (lub innego dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku).
Zatem koszty wynikające z otrzymanych przez spółkę faktur, które następnie podlegają refakturowaniu, powinny być zaliczone do kosztów podatkowych w dacie ich poniesienia.
Czynsz opłacony z góry w kosztach najemcy
Spółka z o.o. wynajmuje pomieszczenia biurowe, w których prowadzi działalność gospodarczą. Umowę najmu zawarła na rok, począwszy od sierpnia br. Zgodnie z umową zapłaciła czynsz z góry za cały rok. Czy zapłacony czynsz spółka może ująć w kosztach jednorazowo?
Zasadniczo nie ma takiej możliwości, chyba że rok podatkowy spółki pokrywa się z okresem najmu, tzn. trwa od 1 sierpnia 2010 r. do 31 lipca 2011 r. Jeśli rok podatkowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to w zależności od tego, jak wydatek ten spółka ujmuje w księgach rachunkowych, czynsz najmu zaliczy do kosztów podatkowych:
co miesiąc w równych ratach, lub
jednorazowo w 2010 i 2011 r. w kwocie dotyczącej danego roku podatkowego.
Przepisy ustaw o podatku dochodowym dzielą koszty na bezpośrednio związane z przychodami i koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami, tzw. koszty pośrednie. Przepisy art. 15 ust. 4d i 4e updop stanowią, iż koszty pośrednie są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Za dzień poniesienia kosztu pośredniego uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
Moment ujęcia odstępnego w kosztach
Spółka z o.o. zawarła umowę najmu lokalu handlowego. Musiała jednak zapłacić podmiotowi, który dotychczas wynajmował ten lokal i prowadził w nim działalność handlową, jednorazową kwotę określoną w umowie jako wynagrodzenie z tytułu rekompensaty za zakończenie działalności w tym lokalu. Czy poniesiony koszt odstępnego na rzecz poprzedniego najemcy stanowi koszt uzyskania przychodu spółki?
Kwota odstępnego z tytułu przejęcia umowy jest kosztem uzyskania przychodów w momencie poniesienia.
Przy kwalifikacji omawianego kosztu do kosztów uzyskania przychodów powinno się brać pod uwagę:
przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu) oraz
potencjalną możliwość przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
W opisanej sytuacji odstępne dotyczy lokalu handlowego. Otworzenie przez spółkę nowego punktu handlowego zapewne było zasadne i celowe, a poniesiony wydatek przyczyni się do osiągnięcia przychodów. W takim razie, odstępne spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Odnosząc się do kwestii momentu potrącenia tego kosztu, należy zauważyć, że nie jest on bezpośrednio związany z konkretny przychodem. Spółka zapłaciła odstępne, by zrekompensować poprzedniemu najemcy rezygnację z lokalu, którego najmem była zainteresowana. Jest to zdarzenie odrębne od zawartej przez spółkę umowy najmu. Przedmiotowy wydatek powinien być uznany za koszt podatkowy w momencie poniesienia, zgodnie z art. 15 ust. 4d updop. Takie stanowisko zajął również Minister Finansów w interpretacji indywidualnej z 10 grudnia 2009 r., nr DD5/8211/13/ZSD/09/PK-447.
