Spółka z o.o. prowadzi ewidencję magazynową ilościowo-wartościową. Rozchód towaru z magazynu odbywa się na podstawie rzeczywistych cen zakupu, a więc nie ma odchyleń. Każda faktura sprzedaży podpisywana jest przez odbiorcę towaru. Czy w takiej sytuacji konieczne jest wystawianie dokumentu "Wz" do towarów wychodzących z magazynu, czy wystarczająca jest tylko faktura sprzedaży?

O zasadach obiegu dowodów księgowych, wyborze stosowanych rodzajów dowodów decyduje kierownik jednostki, kierując się specyfiką i rozmiarem prowadzonej działalności, mając na uwadze potrzebę wiarygodnego i obiektywnego przedstawienia zachodzących w niej zdarzeń gospodarczych. Organizacja obiegu dowodów księgowych powinna być ujęta na piśmie w formie zarządzenia wydanego przez kierownika jednostki.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Wśród dowodów księgowych ustawa o rachunkowości wymienia dowody:

a) zewnętrzne obce - otrzymywane od kontrahentów,

b) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

c) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Wz jest dowodem magazynowym dokumentującym wydanie towaru na zewnątrz, a faktura sprzedaży jest dowodem dokumentującym sprzedaż i należność od kontrahenta.

Ustawa o rachunkowości nie reguluje szczegółowo rodzajów i wzorów dowodów księgowych, za pomocą których jednostki mają dokumentować obrót magazynowy. Większość jednostek zwyczajowo stosuje do ujęcia ruchów w magazynie takie dokumenty jak Wz i Pz, ponieważ zapewniają one realizację przez kierownika jednostki odpowiedniej organizacji rachunkowości i kontroli wewnętrznej, które zostały nałożone przepisami ustawy o rachunkowości.

Dozwolonym rozwiązaniem jest również wprowadzenie przez jednostkę własnych wzorów dowodów księgowych dokumentujących poszczególne rodzaje operacji gospodarczych, pod warunkiem, że będą one spełniać warunki dla dowodów księgowych określone w art. 21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości i będą realizować zasadę rzetelnego obrazu wynikającą z art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
 

Jednostka może przyjąć w swoich zasadach obiegu dokumentów, iż podstawą do wydania towarów z magazynu jest faktura sprzedaży pod warunkiem, że data wystawienia faktury jest tożsama z datą wydania towaru. W sytuacji jednak, gdy termin wydania towaru z magazynu nie pokrywa się z datą wystawienia faktury, to zgodnie z zasadą zawartą w art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Oznacza to, że należy osobnym dowodem źródłowym udokumentować wydanie towaru z magazynu, a wystawioną później fakturą VAT potwierdzić dokonanie sprzedaży towaru.