Czy dokumenty takie jak: faktura sprzedaży, polecenie księgowania, Pz, Wz, OT, LT, spełniające warunki zakwalifikowania do dokumentów elektronicznych, mogą być przechowywane w formie elektronicznej i nie muszą być drukowane? Czy w formie elektronicznej bez konieczności drukowania mogą być przechowywane druki ZUS: DRA, RCA, ZUA, ZWUA?
Przechowywane w postaci elektronicznej dokumenty Pz, Wz, OT, LT, listy płac oraz polecenia księgowania
Dokumenty księgowe (tutaj: PK, Pz, Wz, OT, LT i listy płac) spełniające warunki zakwalifikowania do dokumentów elektronicznych można przechowywać w formie elektronicznej.
Ustawa o rachunkowości nie zawiera definicji dokumentu elektronicznego. W stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (stanowiącym załącznik do uchwały nr 5/10 Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 13 kwietnia 2010 r.) wskazano natomiast, iż termin "dokument elektroniczny" odnosi się do formy dokumentu, jak na przykład elektroniczna faktura, wydruk z systemu bankowości internetowej, czy elektroniczny dokument magazynowy.
Przy czym każdy dokument elektroniczny, który jest dowodem księgowym powinien spełniać wymogi określone art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości dla dowodów księgowych wraz z uwzględnieniem uproszczeń zawartych w art. 21 ust. 1a tej ustawy.
W świetle art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach.
Ogólne zasady przechowywania dokumentów księgowych zostały określone w art. 71-76 ustawy o rachunkowości. Art. 73 ust. 1 tej ustawy wskazuje, iż dowody księgowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Poza tym księgi rachunkowe, dowody księgowe oraz dokumentację określoną w art. 10 ustawy o rachunkowości, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy przechowywać w sposób należyty, chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
W art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości ustawodawca zezwolił jednostkom po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych przenieść na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość tych dowodów. Jednak warunkiem stosowania tej metody jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruków, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.
Taki sposób archiwizowania danych nie dotyczy jednak:
a) dokumentów związanych z przeniesieniem praw majątkowych do nieruchomości,
b) dokumentów związanych z powierzeniem odpowiedzialności za składniki aktywów,
c) znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki.
Wprowadzona od 1 stycznia 2009 r. zmiana art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości dała także możliwość przechowywania list płac w formie elektronicznej. Dlatego jako pierwsze listy płac archiwizowane na elektronicznych nośnikach danych mogą być te, sporządzone za 2009 rok.
Faktury sprzedaży przechowywane na elektronicznych nośnikach danych
W kwestii przechowywania faktur sprzedaży, oprócz przedstawionych wyżej przepisów ustawy o rachunkowości, należy uwzględnić przepisy o podatku od towarów i usług, w tym następujące rozporządzenia Ministra Finansów:
a) z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 212, poz. 1337 ze zm.), dalej zwanego rozporządzeniem z dnia 28 listopada 2008 r.,
b) z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. nr 133, poz. 1119), dalej zwanego rozporządzeniem z dnia 14 lipca 2005 r.
Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r., oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Z rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r. wynika, że przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania i przechowywania danych można przechowywać faktury, które zostały wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej.
W ocenie urzędów skarbowych przechowywanie kopii faktur sprzedaży w formie elektronicznej, podczas gdy wystawiano oryginały w postaci papierowej - jest niedopuszczalne.
Odmienne stanowisko w tej sprawie przedstawił Naczelny Sąd Administracyjny, który w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. (sygn. I FSK 1169/08) stwierdził, że "(...) nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu (...)".
Jest to pierwszy wyrok sądu w tej kwestii korzystny dla podatników. Organy podatkowe zajmują jednak odmienne stanowisko, od tego, które zaprezentował NSA. Dlatego przedsiębiorca, decydując się na formę "mieszaną" przechowywania faktur sprzedaży, musi się liczyć z ryzykiem polemiki w tej sprawie ze swoim urzędem skarbowym.
Przechowywanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS
Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (por. art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych - Dz. U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.). Natomiast sposób przechowywania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS reguluje ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).
Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych ZUS oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez okres 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego (por. art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia przekazania do ZUS:
kopie zgłoszeń płatnika składek oraz dokumentów zmieniających lub korygujących te dokumenty - w formie papierowej lub elektronicznej,
kopie zgłoszeń do ubezpieczeń oraz dokumentów zmieniających lub korygujących te dokumenty - w formie papierowej.
Tak wynika z poradnika ZUS pt. "Ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne osób prowadzących pozarolniczą działalność i osób z nimi współpracujących" dostępnego na stronie internetowej: www.zus.pl.
W przypadku przekazywania do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat (por. art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Mimo że przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie nakładają na osobę, która opłaca składki na własne ubezpieczenie społeczne, obowiązku przechowywania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych w terminach dłuższych niż określone w tej ustawie, to jednak - naszym zdaniem - wskazane jest przechowywanie tej dokumentacji przez czas nie krótszy niż 10 lat. Leży to w interesie płatnika, a jego dokumentacja stanowi materiał dowodowy w przypadku sporu z zakresu ubezpieczeń społecznych.
Należy mieć na uwadze, że stosownie do art. 88 ust. 1 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek ma obowiązek udostępniania posiadanej dokumentacji inspektorowi kontroli, a inspektor kontroli na podstawie art. 87 ust. 1 pkt 1 tej ustawy jest uprawniony do badania wszelkich ksiąg, dokumentów finansowo-księgowych i osobowych oraz innych nośników informacji związanych z zakresem kontroli.
