Nasze muzeum posiadające osobowość prawną, prowadzi w ramach swojej działalności sklepik ze sprzedażą dzieł twórców oraz wydawnictw (publikacji). Wydawnictwa własne przyjmowane są do magazynu na konto 31 i po sprzedaży rozliczane: Wn konto 70, Ma konto 31. Czy taka ewidencja jest prawidłowa?

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. nr 13, poz. 123 ze zm.), muzea są formami organizacyjnymi działalności kulturalnej. Działają one na podstawie aktu o ich utworzeniu oraz statutu nadanego przez organizatora. Zasady tworzenia i działania muzeum regulują przepisy ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach (Dz. U. z 1997 r. nr 5, poz. 24 ze zm.). Muzeum jest jednostką organizacyjną nienastawioną na zysk, której celem jest gromadzenie i trwała ochrona dóbr naturalnego i kulturalnego dziedzictwa ludzkości. Muzeum może prowadzić, jako dodatkową, działalność gospodarczą w celu finansowania działalności określonej dla muzeów w ww. ustawie.

Zatem pytające muzeum - jako jednostka posiadająca osobowość prawną - jest zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z regulacjami ustawy o rachunkowości. Oznacza to, że własna działalność wydawnicza powinna być ujmowana i rozliczana w księgach rachunkowych jak działalność produkcyjna.
 

Jak powinna przebiegać ewidencja w przypadku przyjmowania towarów do sprzedaży od osób fizycznych (twórców amatorów - malarzy, autorów książek) nieprowadzących działalności gospodarczej?

Jeżeli chodzi o sprzedaż towarów od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (twórców amatorów - malarzy, czy też autorów książek), to - naszym zdaniem - należy rozważyć zakup tych towarów od twórców na podstawie umowy cywilno-prawnej (zgodnej z Kodeksem cywilnym) z zawartą odpowiednią klauzulą odnośnie płatności za nabyte dzieła. Może to być termin płatności powiązany z faktycznym dokonaniem sprzedaży.
 

Towary zakupione od twórców amatorów należy wprowadzić do ksiąg rachunkowych muzeum w cenie nabycia wynikającej z podpisanej umowy, zapisem:         - Wn konto 33 "Towary",       - Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

Sprzedaż tych towarów można zaksięgować zapisem:
 

1) sprzedaż wydawnictw za gotówkę klientom indywidualnym:

- Wn konto 10 "Kasa",       - Ma konto 73-0 "Sprzedaż towarów",

2) wartość sprzedanych wyrobów gotowych objętych ewidencją podczas składowania:

- Wn konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)",       - Ma konto 33 "Towary".

Zapłata twórcy za jego dzieła następuje wówczas zapisem:

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",       - Ma konto 10 "Kasa" lub 13-0 "Rachunek bieżący".