Jesteśmy jednostką budżetową. Zakupiliśmy wodę pitną (mineralną) dla naszych pracowników. Jak ująć ten zakup w księgach rachunkowych? Prowadzimy ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4.
Z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.) wynika, że pracodawca zobowiązany jest zapewnić:
a) wszystkim pracownikom - wodę zdatną do picia lub inne napoje,
b) pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych - oprócz wody, inne napoje, których ilość, rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników.
Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. nr 60, poz. 279).
Koszt zakupu wody pitnej bądź innych napojów zapewnianych pracownikom na podstawie przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy - jako koszt związany bezpośrednio z działalnością operacyjną jednostki - powinien zostać odniesiony w ciężar kosztów działalności operacyjnej i w związku z tym powinien zostać ujęty na koncie 400 "Koszty według rodzajów". |
W sytuacji gdy woda lub inne napoje nie trafiają do magazynu, tylko bezpośrednio po zakupie są przekazywane pracownikom, w księgach rachunkowych dokonuje się następujących zapisów:
- Wn konto 400 "Koszty według rodzajów",
- Ma konto 300 "Rozliczenie zakupu" lub 201 "Rozrachunki z odbiorcami
i dostawcami". |
Jeżeli natomiast woda lub inne napoje przyjmowane są najpierw do magazynu jednostki, a następnie wydawane pracownikom, księgowania przebiegać będą następująco:
1) przyjęcie wody lub napojów do magazynu: |
- Wn konto 310 "Materiały",
- Ma konto 300 "Rozliczenie zakupu" lub 201 "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami", |
2) wydanie pracownikom wody lub napojów z magazynu |
- Wn konto 400 "Koszty według rodzajów",
- Ma konto 310 "Materiały". |
Do jakiego paragrafu klasyfikacji budżetowej zakwalifikować taki wydatek?
Poniesione przez jednostkę wydatki dotyczące zakupu wody pitnej dla pracowników - jako świadczenia rzeczowe, wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy - należy ujmować w paragrafie 302 "Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń" z odpowiednią czwartą cyfrą. |
Zgodnie bowiem z objaśnieniami zawartymi w załączniku nr 4 "Klasyfikacja paragrafów wydatków i środków" do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 38, poz. 207 ze zm.), paragraf 302 obejmuje wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze, niezaliczone do wynagrodzeń, m.in. świadczenia rzeczowe, wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy (w tym profilaktyczne posiłki i napoje).
