Przepisy prawa bilansowego i prawa podatkowego nie zawierają definicji reprezentacji czy reklamy. W związku z tym należy przyjąć wykładnię językową tych pojęć, odwołującą się do potocznego ich rozumienia.

Definicja zawarta w "Uniwersalnym słowniku języka polskiego" pod redakcją profesora Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007 r.) wskazuje, iż reklama to działanie polegające na zachęceniu potencjalnych klientów do zakupu określonych towarów lub skorzystania z określonych usług, a także napis, rysunek, film, plakat itp. służące temu celowi. Reklamą jest więc działanie mające na celu zachęcenie potencjalnych klientów do zawarcia umowy, nabycia towarów, skorzystania z oferowanych usług.

Pod pojęciem reprezentacji rozumie się zaś okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Przyjąć więc należy, że reprezentacja to występowanie w imieniu firmy, wiążące się z okazałością, w celu wywołania dobrego wrażenia. Swym pojęciem obejmuje ona działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych pomiędzy podmiotami gospodarczymi, które mają na celu stworzenie (utrwalenie) właściwego wizerunku firmy.

Przykłady wydatków, które można zaliczyć do kosztów reprezentacji bądź reklamy przedstawione zostały w poniższej tabeli.