Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu powstaje, w sytuacji gdy dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej podatnik podatku dochodowego od osób fizycznych wykorzystuje samochód osobowy niewprowadzony do ewidencji środków trwałych. Sytuacja taka ma miejsce, np. gdy samochód stanowi prywatną własność podatnika albo jest własnością osoby trzeciej, a na potrzeby działalności gospodarczej podatnika użytkowany jest na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy użyczenia.

Zwróć uwagę!

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie dotyczy podatników użytkujących samochody osobowe na podstawie umowy leasingu.

Do prowadzenia tej ewidencji zobowiązuje podatnika art. 23 ust. 1 pkt 46 updof, według którego wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego mogą być kosztami uzyskania przychodów w limitowanej wysokości. Bowiem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków, w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (przykładowy wzór tej ewidencji dostępny jest na naszej stronie internetowej www.gofin.pl).

Przykładowy wzór ewidencji przebiegu pojazdu
 

* niepotrzebne skreślić

Jeśli podatnik wykorzystuje w działalności gospodarczej kilka samochodów osobowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych, to dla każdego z tych samochodów powinna być prowadzona odrębna ewidencja.

Zwróć uwagę!

Brak ewidencji przebiegu pojazdu pozbawia podatnika możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z eksploatacją niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego używanego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej (art. 23 ust. 5 updof).

Stawka za 1 km przebiegu samochodu osobowego została określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Stawka uzależniona jest od pojemności skokowej silnika i wynosi dla samochodu o pojemności skokowej silnika:

• do 900 cm³ - 0,5214 zł,
  
  

• powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł.

Podatnicy są zobowiązani do prowadzenia - oprócz ewidencji przebiegu pojazdu - miesięcznych zestawień poniesionych wydatków. Zestawienia te sporządza się na podstawie faktur dokumentujących poniesienie wydatków, zawierających numer rejestracyjny pojazdu (ust. 13 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm.). Do wydatków dotyczących używania samochodu osobowego zalicza się wydatki związane z jego bieżącą eksploatacją, np. koszty paliwa, olejów silnikowych, części zamiennych, napraw remontowych, opłat parkingowych, czynszu najmu, ubezpieczenia pojazdu (w przypadku ubezpieczenia trzeba jednak pamiętać o ograniczeniach wynikających z art. 23 ust. 1 pkt 47 updof).

Przykładowy wzór miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków
 

* niepotrzebne skreślić

Jak już wspomnieliśmy, wydatki te mogą być zaliczone do kosztów podatkowych z pewnymi ograniczeniami, a mianowicie do wysokości kwoty będącej iloczynem liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. Kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu wyznacza bowiem limit wydatków, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów i wpisać do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Limit ten podatnik powinien porównać z faktycznymi wydatkami. Rozliczenia wydatków i kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdów dokonuje się na koniec każdego miesiąca, uwzględniając ich wartość narastająco od początku roku.

Po porównaniu kwoty poniesionych wydatków i kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu, od mniejszej z nich należy odjąć kwoty wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów w poprzednich miesiącach, a różnicę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów danego miesiąca.

W sytuacji kiedy kwota wydatków jest mniejsza lub równa limitowi, do kosztów uzyskania przychodów przyjmuje się wartość poniesionych wydatków. W przeciwnym przypadku - jeśli suma wydatków będzie wyższa od obliczonego limitu, wtedy nadwyżka ponad limit nie stanowi kosztu uzyskania przychodu w danym miesiącu i do rozliczenia przyjmuje się wartość limitu. W związku z rozliczaniem wydatków narastająco wydatki niemieszczące się w kosztach podatkowych w danym miesiącu będą mogły stanowić ten koszt w miesiącach następnych (o ile wysokość limitu na to pozwoli).

Zwróć uwagę!

Rozliczenia limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu z faktycznymi wydatkami dokonuje się narastająco od momentu zaprowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym. W konsekwencji niewykorzystany limit w jednym miesiącu może być wykorzystany w miesiącach następnych.

Przykład Podatnik w prowadzonej działalności gospodarczej od maja 2010 r. wykorzystuje niewprowadzony do ewidencji środków trwałych samochód osobowy o pojemności silnika 1.800 cm3 będący jego własnością. Stawka za 1 km przebiegu dla tego typu pojazdu wynosi 0,8358 zł. Dane wynikające z ewidencji przebiegu pojazdu w poszczególnych miesiącach przedstawiały się następująco: w maju - 500 km × 0,8358 zł = 417,90 zł, w czerwcu - 600 km × 0,8358 zł = 501,48 zł, w lipcu - 300 km × 0,8358 zł = 250,74 zł. Koszty eksploatacji samochodu wynosiły: w maju - 500 zł, w czerwcu - 200 zł, w lipcu - 600 zł. Rozliczenie w poszczególnych miesiącach wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów   M-c Iloczyn przejechanych km i stawki za 1 km przebiegu pojazdu Poniesione wydatki Wydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodów za miesiąc narastająco za miesiąc narastająco za miesiąc narastająco Maj 417,90 zł 417,90 zł 500,00 zł 500,00 zł 417,90 zł 417,90 zł Czerwiec 501,48 zł 919,38 zł 200,00 zł 700,00 zł 282,10 zł 700,00 zł Lipiec 250,74 zł 1.170,12 zł 600,00 zł 1.300,00 zł 470,12 zł 1.170,12 zł