Zasady tworzenia przez pracodawców ZFŚS i gospodarowania środkami tego funduszu określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.) - zwana dalej ustawą o ZFŚS.

Na podstawie art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS, osobami uprawnionymi do korzystania z ZFŚS są:

1) pracownicy i ich rodziny,

2) emeryci i renciści - byli pracownicy i ich rodziny, oraz

3) inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie ZFŚS, prawo korzystania ze świadczeń socjalnych.

Finansowaniem z ZFŚS może być objęta działalność socjalna pracodawcy określona w art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS. Działalność ta obejmuje m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku.

Przy czym, w myśl art. 8 ustawy o ZFŚS, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym z zakładową organizacją związkową. Natomiast pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Czy dopłaty do wczasów organizowanych przez pracowników we własnym zakresie są przychodem pracowników obciążonym podatkiem dochodowym od osób fizycznych?
 

Świadczenie pieniężne w postaci dofinansowania do wczasów zorganizowanych przez pracownika we własnym zakresie (łącznie z pozostałymi świadczeniami pieniężnymi i rzeczowymi) jest wolne od podatku do kwoty 380 zł w roku podatkowym. Jeżeli przekracza tę kwotę, wówczas nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu.

Z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.) - dalej zwanej updof - wynika, że przychodem pracownika są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania. Przychodem są również świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Nie oznacza to jednak, że dofinansowanie do wypoczynku pracownika zawsze podlega opodatkowaniu. Niekiedy przychód ten korzysta ze zwolnienia od podatku.

W myśl bowiem art. 21 ust. 1 pkt 67 updof, zwalnia się od podatku dochodowego wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Dofinansowanie do wczasów zorganizowanych przez pracownika we własnym zakresie ma niewątpliwie charakter pieniężny i jeżeli dodatkowo:

a) ma związek z finansowaniem działalności socjalnej, o której nowa w przepisach o ZFŚS,

b) sfinansowane zostało w całości ze środków ZFŚS oraz

c) łączna wartość świadczeń rzeczowych i pieniężnych otrzymanych przez pracownika nie przekroczyła w roku podatkowym kwoty 380 zł,

- to spełnione są warunki uprawniające do skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 67 updof.

Czy dopłaty z ZFŚS do wczasów zorganizowanych przez pracownika we własnym zakresie są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne?
 

Dopłaty do wypoczynku, które są sfinansowane ze środków ZFŚS, zwolnione są w całości ze składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Z § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.) wynika, iż podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią m.in. świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Dopłaty z ZFŚS wypłacone osobom uprawnionym do korzystania z tego funduszu są zatem zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne. Ponadto zwolnienie ze składek ZUS nie jest uzależnione od spełnienia żadnych dodatkowych warunków.

Analogiczne zasady stosuje się do składek na ubezpieczenie zdrowotne na podstawie art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Dopłaty do wypoczynku osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń z ZFŚS są przyznawane na wniosek osoby uprawnionej. Taki wniosek może być sporządzony w sposób zaprezentowany na przykładzie.
 
 

I. Założenia:

1. Regulamin ZFŚS przewiduje zwrot pracownikom części wydatków poniesionych na zorganizowanie wypoczynku.

2. Pracownik przedstawił dokumenty potwierdzające, iż poniósł wydatki na zakup wczasów w kwocie: 4.000 zł dla całej rodziny (4 osoby uprawnione do świadczeń z ZFŚS).

3. Zgodnie z regulaminem ZFŚS, pracownikowi przysługuje dofinansowanie ze środków funduszu w wysokości 40% poniesionych wydatków: (4.000 zł x 40%) = 1.600 zł, nie więcej jednak niż 350 zł na osobę uprawnioną: (4 osoby x 350 zł) = 1.400 zł. Komisja przyznała zatem świadczenie w kwocie: 1.400 zł.

4. Na dzień wypłaty środków z tytułu dopłaty do wczasów wartość świadczeń otrzymanych przez pracownika z ZFŚS przekroczyła w roku podatkowym kwotę: 380 zł. Zatem całą kwotę dofinansowania pomniejszono o podatek dochodowy w dniu jej wypłaty pracownikowi. Dofinansowanie wypłacono z konta ZFŚS.

II. Dekretacja:
 

III. Księgowania:

I. Założenia:

1. Na podstawie danych z poprzedniego przykładu, przy założeniu, że jest to pierwsze świadczenie otrzymane przez pracownika w 2010 r. z ZFŚS.

2. Ustalenie podstawy opodatkowania oraz kwoty zaliczki na podatek dochodowy:

a) kwota nieobjęta zwolnieniem z podatku dochodowego: (1.400 zł - 380 zł) = 1.020 zł,

b) kwota zaliczki na podatek dochodowy: (1.020 zł × 18%) = 184 zł (w zaokrągleniu do pełnych złotych),

c) kwota przekazana na rachunek pracownika: (1.400 zł - 184 zł) = 1.216 zł.

II. Dekretacja:
 

III. Księgowania: