Aby daną dostawę opodatkować według stawki 0%, dostawca - polski podatnik VAT - przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy powinien posiadać w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium Polski i dostarczone do nabywcy na terytorium innego państwa Wspólnoty. Dowody, o których mowa, są wymienione w kolejnych ustępach omawianego art. 42 i są to:
dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, lub - w przypadku gdy wywóz dokonywany jest własnym środkiem transportu - dokument potwierdzający dane nabywcy i odbiorcy, adres dostawy, określenie towarów i ich ilości, potwierdzenie ich przyjęcia przez nabywcę, dane identyfikacyjne środka transportu;
kopia faktury;
specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku;
korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania.
W sytuacji gdy wywóz towarów dokonywany jest przy pomocy środka transportu dostawcy lub nabywcy, a także w sytuacji gdy na podstawie innych posiadanych dokumentów dostawca nie może uwiarygodnić faktu dostarczenia towaru do nabywcy, podatnik powinien posiadać dokument potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju (art. 42 ust. 11 pkt 4).
W sumie, „ze względów bezpieczeństwa”, warto gromadzić całość dokumentacji związanej z daną transakcją, pamiętając przy tym, aby w dokumentach posługiwać się zawsze właściwymi numerami identyfikacyjnymi obydwu stron transakcji.
Warto przy tym zasygnalizować, iż w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu, a nabywca nie jest zidentyfikowanym podatnikiem podatku od wartości dodanej, bądź też wywóz środka transportu dokonywany jest bez użycia innego środka transportu, podatnik oprócz obowiązkowo wystawianej faktury musi również wystawić dodatkowo tzw. „dokument wywozu”, zawierający dane umożliwiające prawidłową identyfikację podatnika dokonującego dostawy, nabywcy oraz dostarczanego nowego środka transportu wymienione w art. 42 ust. 5 ustawy o VAT.
Jeżeli zatem podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji za dany okres rozliczeniowy będzie dysponował kompletem dokumentów potwierdzających fakt dokonania wewnątrzwspólnotowej dostawy towaru, może wykazać tę dostawę jako opodatkowaną według stawki 0%.
Omawiając zagadnienie opodatkowania WDT należy zwrócić uwagę na zmiany wprowadzone do ustawy o VAT z dniem 1 stycznia 2010 r.
Według nowych reguł, WDT od 1 stycznia 2010 r. rozliczane jest w zależności od tego, czy podatnik rozlicza się kwartalnie czy miesięcznie.
Nie jest przy tym ważne (przy rozliczeniach miesięcznych), którego z kolei miesiąca w danym kwartale dotyczy transakcja.
Ułatwia to nieco opodatkowanie transakcji wewnątrzwspólnotowych. Przepisy w tym zakresie są mniej skomplikowane dla podatników, choć na pierwszy rzut oka może niezbyt czytelne.
